(11.10.2023) Teil 3: Postkorbübung, Gruppendiskussion und Rollenspiel

Ein Assessment-Center ist eine Methode, die von Unternehmen angewendet wird, um die fachliche und persönliche Eignung von potenziellen Mitarbeitern für eine bestimmte Position zu beurteilen. In der Pharmaindustrie wird sie gern verwendet, um die raren und begehrten Traineepositionen an die geeignetsten Absolventen und Absolventinnen zu vergeben. Assessment-Center bestehen meist aus mehreren Phasen. Im ersten Teil dieser Assessment-Center-Reihe haben wir uns das Erstinterview und die Selbstpräsentation angeschaut, im zweiten Teil fokussierten wir uns auf die Business-Case-Übung und in diesem letzten Teil beschäftigen wir uns mit der Postkorbübung, der Gruppendiskussion sowie dem Rollenspiel.

Die Bezeichnung Postkorbübung leitet sich aus ihrer Historie ab. Bei dieser Übung erhielten Kandidaten und Kandidatinnen früher buchstäblich einen Korb mit Schriftstücken, die verschiedene Mitteilungen oder Aufträge repräsentierten. Die Kandidaten und Kandidatinnen mussten diese „Post“ organisieren, priorisieren und bearbeiten – ähnlich wie ein klassischer Büroangestellter seine tägliche Post sichtet, sortiert und abarbeitet. Obwohl sich die Technologie inzwischen verändert hat, blieb der Begriff „Postkorbübung“ erhalten, da er das Grundkonzept der Organisation, Priorisierung und des Abarbeitens der Vielzahl von Aufgaben des operativen Arbeitsalltags gut beschreibt. Und wenn man es genau nimmt, ist ein E-Mail-Account ja auch ein Postfach – nur eben elektronisch.

Die Postkorbübung ist also immer noch eine gängige Methode, um die Fähigkeiten der Bewerbenden bezüglich Organisation, Zeitmanagement, Priorisierung, Entscheidungskompetenz und Stressresistenz zu testen. Im Falle von Uniabsolventinnen und Uniabsolventen wird auch analysiert, wie gut diese sich in Businesskontexte und Arbeitsabläufe in der Industrie hineindenken können. Der generelle Ablauf der Postkorbübung ist wie folgt:

1. Szenario und Materialien: Man erhält einen „Postkorb“, der mit verschiedenen Dokumenten gefüllt ist, wie E-Mails, Berichte, Memos und Arbeitsaufträge. Diese Dokumente beschreiben oft eine oder mehrere komplexe berufliche Situationen, die Entscheidungen und Handlungen erfordern.
2. Bearbeitung: Während der Übung analysieren die Bewerber die Dokumente und Nachrichten, setzen Prioritäten und entscheiden, wie sie mit den verschiedenen Informationen und Aufgaben umgehen. Dafür steht nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung. Je nach Umfang der Übung bewegt sich das Zeitfenster zwischen 15 und 60 Minuten. Achtung: Es geht bei der Postkorbübung in der Regel nicht darum, die Aufgaben direkt abzuarbeiten, es geht vielmehr darum, die Aufgaben zu priorisieren und einen Abarbeitungsplan zu erstellen.
3. Präsentation: Im Anschluss an die Bearbeitung präsentieren die Bewerber die Entscheidungen, die sie getroffen haben, und den Handlungsplan, den sie erstellt haben. Die Präsentationszeit wird vorgegeben und beträgt meist zwischen 5 und 10 Minuten mit anschließender Frage- oder Feedbackrunde.

Bei der Bewältigung von Postkorbübungen ist eine kluge Priorisierung, effektive Entscheidungsfindung und Erstellung eines pragmatischen Abarbeitungs- und Delegationsplans der Schlüssel zum Erfolg. Denken Sie daran, dass nicht alle Aufgaben gleich wichtig oder gleich dringend sind und sich bei entsprechender Priorisierung und Delegierung das Zeitmanagement so verbessern lässt, dass alle Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit rechtzeitig und in angemessener Qualität abgearbeitet werden können.

Wie sollten Sie vorgehen?

1. Verstehen und analysieren: Beginnen Sie damit, alle Informationen sorgfältig zu lesen und zu verstehen. Identifizieren Sie die Hauptprobleme und Ziele der Aufgaben. Notieren Sie sich diese, später müssen Sie Ihre Gedanken und Ergebnisse dazu präsentieren.
2. Das Eisenhower-Prinzip (vgl. Abbildung 1) anwenden: Das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, bietet eine wertvolle Orientierung bei der Priorisierung von Aufgaben. Beziehen Sie sich auch explizit auf das Eisenhower-Prinzip – dies zeigt, dass Sie sich schon mit professionellen Methoden des Zeit- und Priorisierungsmanagements auseinandergesetzt haben. Die Eisenhower-Matrix teilt Aufgaben in vier Kategorien ein und beschreibt, wie man mit den Aufgaben bzgl. des Zeitmanagements umgehen soll:
   • Kategorie 1 – Dringend und wichtig: Diese Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit und müssen hoch priorisiert werden. Da sie von besonderer Wichtigkeit sind und schnell erledigt werden müssen, können sie häufig auch nicht delegiert werden. Tragen Sie diese Aufgaben im Abarbeitungsplan so ein, dass ersichtlich ist, dass Sie diese Aufgaben als Erstes und eigenhändig erledigen werden.
   • Kategorie 2 – Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben gehören zu mittel- und langfristig wichtigen Zielen. Sie müssen zwar nicht sofort erledigt werden, sie benötigen aber gerade deshalb für ihre Abarbeitung eine besonders sorgfältige Planung, damit sie nicht permanent depriorisiert werden, „da ja noch genügend Zeit ist“. Irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem nicht mehr genügend Zeit für die Umsetzung bleibt. Dies wäre dann ein schwerer Zeitmanagement- und Priorisierungsfehler. Da diese Aufgaben häufig umfangreicher sind, sollten mehrere ausreichend lange Zeitslots für die Abarbeitung eingeplant werden; Teilaufgaben können oft delegiert werden.
   • Kategorie 3 – Dringend, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben mögen eilig erscheinen und müssen erledigt werden, tragen jedoch oft nicht wesentlich zum langfristigen Erfolg bei. Diese Aufgaben eignen sich daher besonders gut, um sie zu delegieren. Jedoch muss man berücksichtigen, dass das Einbinden einer weiteren Person auch Zeit kostet, da man ihr die Aufgabe erst erläutern muss. Es gilt abzuwägen, ob wirklich eine Zeitersparnis durch Delegation erreicht werden kann.
   • Kategorie 4 – Weder dringend noch wichtig: Diese Aufgaben sind weder für den kurz- noch langfristigen Erfolg des Unternehmens relevant und sollten vermieden und abgelehnt werden.

3. Erstellen Sie einen Abarbeitungsplan, den Sie präsentieren können. Dieser sollte fünf Spalten enthalten: In Spalte 1 werden die Aufgaben gelistet, in Spalte 2 wird die Priorität der einzelnen Aufgaben nach der Eisenhower-Matrix vermerkt, in Spalte 3 wird die Timeline bzw. Deadline notiert und in Spalte 4 die für die Abarbeitung zuständige Person. In der fünften und letzten Spalte tragen Sie die Begründung für Ihre Priorisierungs- und Zeitlinienentscheidung ein.

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Das zum theoretischen Hintergrund, nun schauen wir uns ein konkretes Beispiel an. Das Szenario: Sie sind leitender Projektmanager in der Qualitätsabteilung eines Pharmaunternehmens, das sowohl eigene Produkte entwickelt, herstellt und vertreibt als auch im Geschäftsfeld der Auftragsherstellung für Medikamente anderer Pharmaunternehmen tätig ist. Momentan arbeiten Sie vor allem an der Vorbereitung eines Behörden-Audits, das in zwei Wochen stattfinden wird. Darüber hinaus sind Sie der Hauptansprechpartner in der Qualitätsmanagement-Abteilung für ein Projekt zum Prozesstransfer aus der Forschung & Entwicklung (F&E) in den Produktionsmaßstab. Der Prozesstransfer soll in vier Wochen abgeschlossen sein und die erste reguläre Produktion soll in sechs Wochen starten.

Es ist Montagmorgen und Sie kommen um 8:30 Uhr ins Büro. Ihr E-Mail-Postfach ist voll und fast alle Nachrichten sind mit einem roten High-priority-Ausrufezeichen markiert. Glücklicherweise legen Sie sich am Montagmorgen vor 9:30 Uhr nie feste Termine, damit Sie Zeit haben, die Woche zu planen und auch unvorhersehbare Ereignisse in den Zeitplan zu integrieren. Sie setzen sich sofort daran, die Aufgaben zu priorisieren und einen Abarbeitungsplan zu erstellen. Die E-Mails enthalten folgende Informationen:

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1. Eine E-Mail von Ihrem Vorgesetzten mit der Nachricht über eine mögliche Verunreinigung eines Medikaments aus dem firmeneigenen Produktportfolio. Er hat die Chargendokumentation angehängt und die Stelle in den Labor-Ergebnissen markiert, die einen erhöhten Nitrosamin-Wert im Endprodukt anzeigt. Nitrosamine stehen im Verdacht, krebserregend zu sein – die Grenzwerte dürfen daher nicht überschritten werden.
2. Eine E-Mail von einem Teammitglied aus der F&E-Abteilung, das dringend Hilfe benötigt bei der Lösung eines technischen Problems im Prozesstransfer-Projekt. Die Kollegin betont, dass sich der Abschluss des Prozesstransfers um eine Woche verzögern könnte, wenn nicht heute noch eine Lösung gefunden wird.
3. Ein Anrufprotokoll von einem wichtigen Kunden, der besorgt ist, dass seine Bestellung verzögert wurde – er erwartet eine sofortige Erklärung.
4. Eine Einladung zu einem kurzfristig anberaumten Meeting mit dem Vorstand heute um 14 Uhr, um über die laufenden Projekte zu berichten.
5. Eine dringende Anfrage vom Personalwesen bezüglich eines Konflikts zwischen zwei Teammitgliedern. Die Kollegin aus der Personal-Abteilung bittet Sie um Ihre Einschätzung zum Konflikt und heute noch um einen Rückruf.
6. Eine Benachrichtigung von der Zulassungsbehörde über ein regulatorisches Update, das in drei Monaten in Kraft tritt.
7. Während Sie die E-Mails durchgehen, kommt ein Teammitglied in Ihr Büro und bittet um Unterstützung bei der Lösung eines Konfliktes im Team wegen der Kaffeeküche.

Abbildung 2 zeigt einen möglichen Abarbeitungsplan für dieses Beispiel.

Fazit Postkorbübung: Denken Sie daran, dass die Beurteilung Ihrer Leistung nicht nur auf Ihren endgültigen Entscheidungen basiert, sondern dass Sie auch während der Durchführung der Übung beobachtet werden. Arbeiten Sie trotz Zeitdruck ruhig und fokussiert und stellen Sie sicher, dass Sie den Abarbeitungsplan in der vorgegebenen Zeit fertigstellen.

Gruppendiskussionen sind häufige Übungen im Assessment-Center und zielen darauf ab, die Teamfähigkeiten, Kommunikations- und Argumentationskompetenzen und das Vermögen zur Problemlösung unter Druck zu bewerten. Die Übung läuft häufig folgendermaßen ab:

Bewerber erhalten die Beschreibung eines Szenarios, das oft ein berufliches Problem oder eine Entscheidungssituation darstellt. In der Pharmabranche könnte es beispielsweise um die Einführung eines neuen Medikaments gehen. Die Teilnehmer bekommen eine begrenzte Zeit, um sich auf das Thema vorzubereiten – dies kann das Einlesen in Unterlagen oder das Sammeln von Informationen sein. Danach beginnt die eigentliche Gruppendiskussion, meist mit dem Ziel, eine Lösung für ein Problem oder einen Handlungsplan für eine Fragestellung zu erarbeiten. Es kann vorkommen, dass ein Moderator aus dem Kreis der Supervisoren der Gruppe zugeordnet wird, meist wird jedoch erwartet, dass sich die Gruppe selbst organisiert.

In einer Gruppendiskussion im Assessment-Center sind die anderen Teilnehmenden zwar Konkurrenten, aber gleichzeitig in dieser Übung auch Teamkollegen, mit denen man gemeinsam eine Lösung für einen Sachverhalt erarbeiten soll. Deshalb ist es wichtig, sich bewusst zu machen, dass man nicht gegen die anderen kämpft, vielmehr sollte eine kooperative Atmosphäre geschaffen werden. Die Beobachter im Assessment-Center bewerten in dieser Übung nicht nur die inhaltliche Qualität der Beiträge, sondern auch die sozialen Kompetenzen. Zeigen Sie, dass Sie in der Lage sind, sachlich und kooperativ am Fortschritt eines Projektes zu arbeiten, auch wenn Sie in einer kompetitiven und emotional anstrengenden Situation sind.

Nun schauen wir uns wieder ein konkretes Beispiel aus der Pharmabranche an. Die Aufgabe lautet: wie sollte das Unternehmen die Einführung eines neuen Medikaments auf dem Markt strategisch angehen.

1. Beitrag zum Vorgehen, der zeigt, dass man strukturiert denkt: „Lassen Sie uns eine Agenda erstellen, um sicherzustellen, dass wir alle wichtigen Punkte ansprechen.“
2. Inhaltlicher Beitrag, der zeigt, dass man strategisch denkt: „Ich schlage vor, dass wir zuerst eine umfassende Marktanalyse durchführen und dann einen Marketing- und Promotionplan entwickeln. Dabei sollten wir auch auf die regulatorischen Fragestellungen achten.“
3. Unterstützung anderer Ideen, die zeigt, dass man sachlich, zielorientiert und teamfähig ist: „Das ist eine großartige Idee, Frau Schneider. Wir könnten dies noch vertiefen, indem wir ...“ oder „Ich stimme Herrn Schulz zu, dass die Patientensicherheit oberste Priorität haben sollte. Wir könnten dies sicherstellen, indem wir …“
4. Diplomatie bei Uneinigkeit, um Sachlichkeit und Führungsstärke zu beweisen: „Ich sehe, dass einige von uns unterschiedliche Ansichten haben. Wir könnten diese verschiedenen Perspektiven nutzen, um eine umfassendere Lösung zu finden. Wollen wir eine Liste aller Ansichten erstellen und diese in einer Matrix nach Relevanz gewichten?“
5. Zusammenfassender Beitrag zum Abschluss, der zeigt, dass man zielorientiert denkt und umsetzungsstark ist: „Um zusammenzufassen: wir haben beschlossen, dass unsere ersten Schritte die Marktanalyse und die Sicherheitsüberprüfung sind und wir im zweiten Schritt den Marketing- und Promotionplan erstellen werden.“
6. Diplomatie bei Dominanz einzelner Teilnehmer: Wenn jemand zu dominant wird und andere ausschließt, können Sie höflich darauf hinweisen, dass alle Meinungen geschätzt werden sollten. „Ich verstehe Ihren Standpunkt, würde aber auch gerne die Sichtweise anderer hören.“

Fazit Gruppendiskussion: Im Assessment-Center geht es nicht nur darum, brillante Ideen zu präsentieren, sondern auch darum, Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie Sach- und Zielorientiertheit zu zeigen.

Rollenspiele im Assessment-Center sollen Ihre Fähigkeiten in realistischen beruflichen Situationen testen. Es wird überprüft, wie gut Sie Industriekontexte antizipieren können und sie geben Hinweise auf Ihre Kommunikationsfähigkeiten sowie Ihre Sach- und Zielorientiertheit. Wir schauen uns direkt ein konkretes Beispiel inklusive Formulierungsideen an.

Szenario: Sie sind die Leiterin der Qualitätskontrolle in einem Pharmaunternehmen. In drei Tagen steht ein wichtiges Behörden-Audit an. Sie haben gerade bei der Überprüfung des Standes der Arbeiten mitbekommen, dass ein Mitarbeiter seine Aufgaben zur Vorbereitung des Audits nicht erledigt hat. Hinzu kommt, dass er nicht proaktiv und rechtzeitig auf Sie zugekommen ist, um Bescheid zu geben, dass er in Verzug ist, sondern dass er bei Nachfrage zum Stand der Arbeiten immer angegeben hatte, im Zeitplan zu sein.

Aufgabenstellung: Führen Sie ein Gespräch mit dem Mitarbeiter (dargestellt von einem Schauspieler), um die Gründe für das Versäumnis zu verstehen und eine Lösung zu finden. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Vorbereitungen für das Audit doch noch rechtzeitig abgeschlossen werden. Achten Sie dabei auf eine positive Fehlerkultur.

1. Klare Kommunikation: Teilen Sie deutlich mit, dass die Vorbereitungen für das Audit von entscheidender Bedeutung sind. „Das Audit steht in drei Tagen an, und es ist wichtig, dass unsere Unterlagen in Ordnung sind.“
2. Empathie: Zeigen Sie Verständnis für die Situation des Mitarbeiters und die möglichen Herausforderungen, denen er gegenüberstand, um eine konstruktive Atmosphäre zu schaffen. „Kannst du mir mehr über deine Erfahrungen und Hindernisse bei der Vorbereitung erzählen?“
3. Lösungsorientierung: Ermutigen Sie den Mitarbeiter, selbst Lösungsvorschläge zu machen, wie er die Aufgaben noch rechtzeitig erledigen kann. Sollte der Mitarbeiter keine eigenen Ideen haben, da er in Abwehrhaltung oder im Panikmodus ist, machen Sie einen Vorschlag: „Bitte erstelle eine Liste mit all deinen Aufgaben. Markiere, welche Aufgaben erledigt sind, und zähle auf, welche Arbeiten noch erledigt werden müssen. Definiere, wie viel Zeit die einzelnen Aufgaben zur Abarbeitung benötigen, welche Aufgaben du selbst ausführen musst und welche Aufgaben wir an Kollegen delegieren könnten, die dich dabei unterstützen, noch rechtzeitig fertig zu werden.“
4. Folgegespräch: Vereinbare einen klaren Plan und eine Follow-up-Zeit, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Maßnahmen ergriffen werden. „Lass uns morgen früh um zehn erneut miteinander sprechen und den Fortschritt überprüfen.“ Oder beim Mitarbeiter in Abwehrhaltung oder Panikmodus: „Bitte komme in zwei Stunden mit der Liste zu mir, ich werde dich dann unterstützen, Kollegen und Kolleginnen anzusprechen, die dir bei der rechtzeitigen Fertigstellung der Aufgaben helfen können.“
5. Wichtigkeit einer positiven Fehlerkultur hervorheben, vor allem, wenn der Mitarbeiter versucht, die Verantwortung von sich zu weisen oder gar andere Kollegen zu beschuldigen. „Unsere Priorität ist, die Vorbereitungen für das Audit rechtzeitig abzuschließen. Anstatt uns auf das Problem zu konzentrieren und Schuldzuweisungen auszusprechen, möchten wir zusammen herausfinden, wie wir gemeinsam noch rechtzeitig die Audit-Vorbereitungen abschließen. Unsere Teamarbeit ist entscheidend.“

Fazit Rollenspiel: Lassen Sie sich auf das Rollenspiel ein. Vermeiden Sie es, im Konjunktiv zu sprechen („in echt würde ich jetzt sagen, dass …“). Formulieren Sie sachlich, hören Sie Ihrem Gegenüber aktiv zu und zeigen Sie Verständnis und Empathie für die Perspektiven und Argumente des Gegenübers. Beenden Sie das Rollenspiel mit einer klaren Zusammenfassung.

Damit sind wir am Ende unserer dreiteiligen Reihe zum Thema Assessment-Center. Unter Anwendung des Wissens aus den drei Artikeln lassen sich Assessment-Center souverän und erfolgreich bewältigen. Ein Tipp noch: Theoretisches Wissen ist in der Arbeitswelt nur etwas wert, wenn man es auch anwenden kann. Deshalb empfiehlt es sich, die verschiedenen Elemente vorher in praktischen Übungen zu simulieren.