(13.05.2022) In Laborjournal 3/22 beschrieb Wolf-Christian Gerstner, wie man mit Lean-Management-Strategien Laborabläufe straffen kann (Link). Frank Junkermann nahm die Lektüre des Artikels zum Anlass, auf ein simples, aber effektives KanBan-System hinzuweisen, das in seinem Labor die Verwaltung der Verbrauchsmaterialien erleichtert.
Vor der Einführung des KanBan-Systems (KanBan: Japanisch für Karte oder Beleg) war der Materialraum für jeden Labormitarbeiter zugänglich. Das Verbrauchsmaterial wurde von den Mitarbeitern entnommen, sie wussten aber nicht, wann es nachbestellt werden muss. Die Bestellung konnte teilweise nicht durchgeführt werden, weil Lieferant und Artikelnummer nur einzelnen Personen bekannt waren. Diese Situation spitzte sich während der Corona-Pandemie nochmals zu, da Büromitarbeiter im Homeoffice oder in Quarantäne waren. Hierdurch kam es gelegentlich dazu, dass einige Verbrauchsmaterialien nicht verfügbar waren. Zudem wurde das Material teilweise mehrfach oder in unterschiedlichen Mengen bestellt, da es keine Absprache zwischen den Bestellern gab. Dies führte dazu, dass der Lagerraum nicht optimal genutzt wurde und in einigen Fällen zu viel Material als „totes Kapital“ vorrätig war.
Klebestreifen und laminierte Bestellscheine – fertig ist ein KanBan-System für die effektivere Verwaltung von Verbrauchsmaterial. Foto: Frank Junkermann
Um diese Probleme zu beseitigen, führten wir für die Lagerhaltung der Verbrauchsmaterialien ein KanBan-System ein. Bei diesem wird ein bestimmter Abschnitt des Lagerregals gekennzeichnet. Sinkt der Lagerbestand so weit, dass die Kennzeichnung sichtbar wird, ist eine Nachbestellung erforderlich. Die Markierung kann zum Beispiel durch einen Regal-Trenner oder durch ein Klebeband erfolgen. Ist der kritische Lagerbestand erreicht, kann die bereitliegende laminierte KanBan-Karte verwendet werden, um eine zuvor festgelegte Menge nachzubestellen. Da die Karte in dieser Zeit nicht mehr im Regal liegt, wissen die nachfolgenden Mitarbeiter, dass bereits eine Bestellung ausgelöst wurde – doppelte Bestellungen werden hierdurch vermieden.
Abgeben oder selbst bestellenEs bestehen zwei Möglichkeiten die Bestellung auszulösen. Zum einen kann die KanBan-Karte an einem zentralen Ort abgelegt werden, an dem die Bestellung von einem dafür verantwortlichen Mitarbeiter durchgeführt wird. Während der Pandemie war dieser Platz allerdings nicht immer besetzt, weshalb jeder Mitarbeiter die Möglichkeit erhielt, die Bestellung auch selbst durchzuführen. Damit die Bestellung korrekt ausgeführt werden kann, sind die zu bestellende Menge, die Bestellnummer und der Lieferant auf der Bestellkarte aufgeführt. Zudem erhielten die Mitarbeiter eine Schulung zum Ablauf der Bestellung. Nach Erhalt der Ware, platziert der Warenempfänger das Verbrauchsmaterial wieder im Lagerraum und legt die KanBan-Karte zurück.
Foto: Frank Junkermann
Da keine speziellen Hilfsmittel oder externe Dienstleister für die Einrichtung des KanBan-Systems nötig sind, kann es in vielen Laboren ohne großen Aufwand eingeführt werden. Alternativ kann man auch beschreibbare Karten inklusive Einsteckhüllen verwenden. Das KanBan-System hat sich in unserem Labor schnell positiv bemerkbar gemacht: Seit der Umstellung auf das System haben wir keine Engpässe mehr bei den Verbrauchsmaterialien.
Frank Junkermann
Frank Junkermann ist Laborleiter-Assistent in der Pharmaindustrie.