Die Wissenschaf zu Markte tragen

Messekommunikation

Katharina Hien & Steffen Rümpler

Es reicht schon lange nicht mehr aus, wissenschaftliche Arbeiten nur auf Kongressen, Seminaren und Workshops vorzustellen. Wer Partner in der Wirtschaft sucht oder die breite Öffentlichkeit informieren will, muss sich auch auf Messen in das rechte Licht setzen können.

Bei der Messekommunikation gelten völlig andere Spielregeln, als bei der Posterpräsentation auf einem Kongress. Messen sind teuer und aufwändig. Um bei dem dafür notwendigen Einsatz auch einen entsprechenden Effekt zu erzielen, muss ein Messestand perfekt vorbereitet und gestaltet sein. Spätestens ein halbes Jahr vor dem Messetermin sollten Sie mit den Vorbereitungen für die Messe beginnen. Legen Sie genau fest, was Sie mit Ihrem Messestand erreichen wollen und ob die von Ihnen ins Auge gefasste Messe dafür geeignet ist. Wie viele Interessenten wollen Sie für Ihr Projekt gewinnen, suchen Sie nur Kooperationspartner oder auch Geldgeber? Möchten Sie mit Ihrem Stand auffallen oder geht es Ihnen darum, Präsenz zu zeigen? Diese Überlegungen bestimmen die Zielrichtung Ihrer Messe-Aktionen und die Gestaltung des Standes. Natürlich sollte man sich auch Gedanken darüber machen, was sich mit dem vorhandenen Messe-Budget und dem für den Messeeinsatz vorgesehenen Personal überhaupt realisieren lässt.

Einmaleins des Messebaus

Bevor Sie sich auf die Planung des Standes stürzen, sollten Sie zunächst auskundschaften, welche Infrastruktur der Messeveranstalter bereit hält. Wer nicht kurz vor Messebeginn mit der Kabeltrommel in der Hand auf dem Messegelände herumirren und verzweifelt eine Steckdose suchen will, sollte zum Beispiel wissen wo die nächste Stromquelle ist. Darüber hinaus sollte man folgende Fragen möglichst frühzeitig abklären: Welches Licht steht zur Verfügung? Gibt es bereits Aufbauten oder Teppiche? Welche Maße hat die Standfläche? Wie liegt der Stand in Bezug zu den Gängen und wo sind Wände möglich? Stellen Sie zur Planung und Vorbereitung der Messe eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter ab, der sich im Messevorlauf zwei Wochen nur der Planung des Standes widmet.

Wer mit seinem Stand auffallen will, kann dies mit "Guerilla-Marketing" erreichen. Stecken Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einen zum Thema passenden Anzug und lassen Sie sie auf dem Messegelände Flyer mit Ihrem Messe-Standort verteilen. Je greller die Outfits, desto besser. Setzen Sie auf Witz und Intelligenz. Mit Hilfe von Gewinnspielen können Sie Adressen von Interessenten sammeln. Kleine Geschenke und Give-Aways sollen die Zielgruppe ansprechen, eine gute Qualität haben, längere Zeit benutzbar sein und Ihre "Standmessage" samt Internetadresse enthalten. Auch wenn es altmodisch klingt: Interessant bedruckte Tassen kommen nach wie vor gut an genauso wie Notizblöcke, Post-Its, Kugelschreiber oder Abreißzettel.

Egal welches Konzept Sie verfolgen, Sie sollten immer auch eine Geschäftsatmosphäre an Ihrem Stand schaffen. Denn die vorrangigen Ziele sind informieren, ins Gespräch kommen, Kontaktdaten austauschen und im Gedächtnis bleiben. Die Stand-Gestaltung muss dem Erscheinungsbild des Instituts oder der Firma entsprechen. Genau wie Webseite, Flyer, Vortragsfolie oder Katalog muss der Messestand dem Corporate Design folgen. Barrikadenstände mit einem alles versperrenden Tisch an der Front sind tabu. Halten Sie Ihren Stand offen und begehbar, auch wenn er klein ist. Achten Sie darauf dass ihn auch Menschen im Rollstuhl oder mit Krücken betreten können. Alle Elemente, die Besucher auf einen Blick erfassen sollen, müssen auf Augenhöhe angebracht sein (etwa 170 cm hoch). Die maximale Unter- und Obergrenze für Informationsmaterial ist durch die Greifhöhe festgelegt, die ungefähr von 80 cm bis 230 cm Höhe reicht. Über dieser Höhe sollten nur Standelemente platziert sein, die weiter entfernte Menschen anlocken sollen. Unterhalb der Greifhöhe können Sie Texte auf einer schrägen oder waagerechten Ebene anbringen, damit sie von oben gelesen werden können.



Infotainment

Ein Stand sollte in eine Informationszone und eine Gesprächszone aufgeteilt sein. Die Informationszone dient zur Orientierung. Dort muss also etwas platziert sein oder stattfinden das die Aufmerksamkeit des Publikums weckt. Interessierte sollten sich selbstständig informieren können - zum Beispiel mit Prospekten, an Bildschirmen oder Touch-Screens. Das hat zwei Vorteile. Zum einen kann das Publikum sein eigenes Informationstempo bestimmen. Zum anderen bietet sich so die Möglichkeit Wartezeiten zu überbrücken. Ihre Flyer und Broschüren müssen dazu aktuell und schnell zu greifen sein. Genau wie Visiten- und Infokarten sollten sie deshalb gut erreichbar bereit liegen. Sie können auch ein Gästebuch in elektronischer oder Print-Form am Stand zur Verfügung stellen. Interessenten können sich dort eintragen, um Informationen oder einen Newsletter von Ihnen per Mail oder Post zu erhalten.

Ideal für die Informationszone sind Gegenstände zum Anfassen. Was Menschen selbst in der Hand hatten, bleibt besser in ihrem Gedächtnis gespeichert. Dazu sind auch Versuche und Vorführungen die das Publikum mit einbeziehen geeignet. Sinnvoll ist auch, Proben zur späteren Gedankenstütze mitzugeben, etwa selbst angefertigte Ausdrucke oder die Ergebnisse eines Experimentes. Selbst Vorführungen die nur einen Show-Effekt haben locken Publikum an, etwa wenn jemand etwas zeichnet, baut oder Experimente vorführt. Auch wenn die Inhalte nur am Rande zum Thema des Standes passen machen diese Aktionen Sinn. Natürlich müssen Sie dazu die Vorführ-Zeiten deutlich bekannt geben.

Videos und Animationen sollten Sie behutsam einsetzen, da sie stören können. Wenn Sie nicht auf Videos verzichten wollen, sollten diese zumindest professionell und selbsterklärend sein. Denken sie daran, dass es auf Messen meist laut zugeht und die Botschaft ihres Videos auch ohne Ton verständlich sein sollte. Wenn Sie mit LED-Bildschirm oder Beamer arbeiten, müssen diese entsprechend lichtstark sein.

In der meist hinter der Informationszone liegenden Gesprächszone benötigen Sie je nach Standgröße Tische mit Stühlen oder einen Tresen, am Besten mit Barhockern - Ihre Besucher sind froh wenn sie sich einmal hinsetzen können. Eventuell können Sie an einem Laptop Informationen in komprimierter Form für Gespräche bereit halten. Sichtschutz-Elemente können sinnvoll sein, wenn Sie Informationen austauschen, die nicht für jedermanns Ohren bestimmt sind.

Zur Gestaltung des Standes sollten Sie stabile, ruhige Groteskschriften benutzen, beispielsweise Frutiger, Arial oder Helvetica. Vermeiden Sie Groteskschriften wie Comic oder Gill sowie Serifenschriften, die mit zunehmender Entfernung "auseinander brechen". Messebauer messen die Schriftgrößen nicht in Punkten, sondern in Zentimetern. Eine Faustregel besagt, dass die Schriftgröße mit jedem Meter Leseabstand einen Zentimeter größer werden sollte. Da auf Messen meist schwierige Lichtverhältnisse herrschen hat man die Wirkung von Farben schlecht unter Kontrolle. Nutzen Sie deshalb starke Kontraste und vermeiden Sie Farben mit ähnlichen Grauwerten. Starke Kontraste sind neben Schwarz auf Weiß beispielsweise Dunkelblau auf Hellgrün, Gelb auf dunklen Farben oder Hellgrün auf dunklen Lila-, Blau und Rottönen (siehe hierzu auch K. Hien und S. Rümpler, Spektrum Akademischer Verlag, Grafische Gestaltung in Naturwissenschaften und Medizin, S. 29f). Vermeiden Sie Inversschriften (hell auf dunkel) und versuchen Sie die wichtigen Kernaussagen plakativ und schnell zu vermitteln. Abbildungen sollten Sie sehr großzügig und nicht zu kleinteilig gestalten.

Zeigen Sie Flagge

Es gibt viele Möglichkeiten, Ihren Stand mit professionell wirkenden Wänden und Plakaten zu bestücken. Sehr praktisch und gut transportierbar sind ausziehbare Banner. Für größere Flächen bieten sich zusammenlegbare, stoffbespannte Gestelle an. Diese PopUp Faltdisplays gibt es gebogen, gerade und mit unterschiedlichen Ebenen. Dem individuellen Messebau nahe kommen flexibel ineinander steckbare Panel Systeme. Auch mit Vitrinen, Flaggen unterschiedlicher Formen sowie abgehängten Deckenbereichen lassen sich Messestände ansprechend gestalten. Angebote hierzu finden Sie in größeren Druckereien oder im Internet.

Entscheidend für den Erfolg der Messe ist nicht nur ein professioneller, interessanter Stand, sondern in ganz erheblichem Maße auch das Auftreten der betreuenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sind diese gut gelaunt und wissen welche Kontakte für Sie interessant sind, verlaufen die Gespräche konstruktiv. Besprechen Sie mit Ihrer Standbetreuung vor der Messe die Gesprächsführung und klären Sie ab welche Themen tabu sind. Nicht selten werden auf Messen Probleme und Geschäftsgeheimnisse ausgeplaudert. Definieren Sie wichtige Gesprächsregeln. Legen sie zum Beispiel fest, dass immer Kontaktdaten ausgetauscht und gleich mit Stichpunkten zum Gesprächsinhalt ergänzt werden müssen. Bei interessanten Kontakten sollten Ihre Mitarbeiter immer einen Termin für ein Telefonat oder ein Treffen vereinbaren und notieren. Alle sollten eine gut leserliche Namensplakette mit Logo sowie eine eigene Visitenkarten haben und verpflegen Sie Ihre Standbetreuung gut, das sorgt für eine gelöste Stimmung.

Ein Messestand ist ein Ereignis, das publik gemacht werden muss. Dazu kann man auf der eigenen Webseite eine spezielle Messe-Rubrik einrichten, die zur Vor- und Nachbereitung dient. Diese sollte in der Gestaltung zwar Ihrem Corporate Design folgen, aber eindeutig die Zugehörigkeit zur Messe signalisieren. Informieren Sie Interessenten oder Geschäftspartner so früh wie möglich per Mail mit einem Link auf Ihre Messewebseite. Vereinbaren Sie im Vorfeld Termine mit Leuten, die Sie auf der Messe treffen möchten. Nach der Messe können Sie auf der Seite ein Resumée und Fotos veröffentlichen. Zur Nachbereitung gehört natürlich auch die entstandenen Kontakte zu pflegen, Abmachungen einzuhalten und auch später noch Mailings, Newsletter und Einladungen zu verschicken.








Letzte Änderungen: 02.05.2008