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Projekt: Kongress

Erfolgreiche Kongressorganisation

Daniel Breuer


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Viele Wissenschaftler müssen neben ihrer Forschungstätigkeit auch Konferenzen vorbereiten und organisieren. Den hierzu nötigen Aufwand sollte man nicht unterschätzen.

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wo Wissenschaft tatsächlich stattfindet und an welchen Orten neue Ideen und Lösungen für Probleme geboren werden? Dies geschieht nicht allein in den Laboren der Hochschulen und Universitäten – gute Ideen entstehen sehr oft im Gespräch mit anderen Wissenschaftlern. Der Austausch und Disput mit Kollegen und Kolleginnen ist einer der wichtigsten Motoren für neue Denk- und Lösungsansätze. Das kann zum einen über das direkte Gespräch geschehen. Oft stellt sich aber auch während des Vortrags eines Kollegen heraus, dass sich dessen Lösungsweg auch auf das eigene, vielleicht nur entfernt verwandte Problem, anwenden lässt.

Ein Großteil der Kommunikation unter Forschern findet auf wissenschaftlichen Kongressen statt. Hier treffen sich Wissenschaftler aus der ganzen Welt, um ihre neuesten Forschungsergebnisse zu präsentieren und sich mit ihren Kollegen darüber auszutauschen. Wo sonst sollen zum Beispiel Mediziner und Lebenswissenschaftlern miteinander kommunizieren, um eine Brücke zwischen angewandter Medizin und Grundlagenforschung herzustellen, wenn nicht auf einer Tagung oder einem Kongress? Möglichst professionell organisierte Kongresse sind deshalb essentiell für den fruchtbaren Ideenaustausch zwischen Wissenschaftlern und/oder Medizinern.

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Wer als Organisator eines Meetings oder einer Wissenschafts-Konferenz ein paar simple Regeln beachtet, erzeugt eine Atmosphäre die die Wissenschaftler dazu anregt, sich untereinander auszutauschen...

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Wie packt man's an?

Wie aber organisiert man einen reibungslos verlaufenden Kongress oder eine für alle Beteiligten gewinnbringende Konferenz? Kleinere Seminare oder Meetings mit weniger als 100 Teilnehmern kann man noch in Eigenregie "von Hand" auf die Beine stellen.

Bei größeren Veranstaltungen geht das nicht mehr. Ein wissenschaftlicher Kongress ist ein Projekt, das nicht alleine zu stemmen ist. Wie klassische wissenschaftliche Projekte erfordert es ein entsprechendes Budget und nimmt eine nicht unerhebliche Zeit in Anspruch.

Die Kongressorganisatoren Daniel Breuer und Malte Bruweleit (SciSerTec) haben für die Kongressplanung eine ausführliche Checkliste entwickelt, die alle drei Phasen abdeckt, von der Vorbereitung, über die Durchführung bis hin zum Abschluss.

Die Vorbereitung beginnt mit der Basisplanung. Hier wird festgelegt, welches Profil der Kongress haben soll, welche Wissenschaftler er ansprechen will und wie viel Geld er kosten darf. Dies sind die drei ersten und wichtigsten Punkte, zu denen man sich Gedanken machen sollte, also: was für ein Thema habe ich, wo und wann soll der Kongress stattfinden, in welcher Sprache soll er sein, wie viele Teilnehmer erwarte ich und wie sieht die Finanzierung aus.

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Sind diese grundlegenden Dinge geklärt, erfolgt die Detailplanung, die den Zeitraum bis zum Beginn des Kongresses umfasst. In diesem Stadium sollten die Veranstalter unter anderem folgende Fragen beantworten: wer übernimmt die generelle Organisation und Personalplanung, was für Redner können wir gewinnen, wie sieht das wissenschaftliche Programm aus, was für Räumlichkeiten benötigen wir, was müssen wir den Teilnehmern zur Verfügung stellen, wer kümmert sich um Catering, Dekoration und Werbung für die Veranstaltung? Diese Oberpunkte gliedern sich in zahlreiche Unterpunkte und beinhalten alle Planungselemente bis zum Kongressstart.

In Phase drei, die nach dem Ende des Kongress beginnt, sollte man eine ausführliche Nachbereitung durchführen. Zu dieser gehört zum Beispiel, dass man die Teilnehmerbefragung auswertet, ein Protokoll schreibt, das Budget begutachtet, Dankesschreiben verschicken, eine Pressemitteilung schreibt und eine Abschlussbesprechung mit dem Planungsteam abhält (eine vollständige Checkliste für die Kongressdurchführung können Sie kostenlos herunterladen unter: www.scisertec.de/assets/doc/kongresse-organisieren/SciSerTec-Kongress-Checkliste.pdf).

Für die konkrete Planung und Durchführung eines Kongresses sind die klassischen Regeln des Projektmanagements hilfreich. Hierzu haben wir eine Liste der wichtigsten Projekt- und Zeitmanagement­regeln zusammengestellt, die je nach Dringlichkeit in die Prioritäts-Kategorien PrioA, PrioB, PrioC, etc. unterteilt sind (www.scisertec.de/assets/doc/kongresse-organisieren/SciSerTec-PM-Regeln.pdf). Diese Regeln gelten für alle Situationen, auch im wissenschaftlichen Labor, die etwas komplexer sind und zu deren Organisation mehr nötig ist als ein gelbes Post-It am Monitor des PCs.

Die drei wichtigsten Grundsätze mit der höchsten Prioritätsstufe (PrioA) sind:

  • Die 60 Sekunden-Regel: Alles was man in 60 Sekunden erledigen kann, sollte man sofort in Angriff nehmen und nicht verschieben.
  • Anstehende Aufgaben nach dem Pareto-Prinzip (80:20 Regel) bearbeiten. Das heißt, man erledigt die anfallenden Arbeiten „nur“ zu 80% und benötigt hierfür etwa 20% der verfügbaren Zeit. Die übrigen 20% würden unverhältnismäßige 80% der Restzeit beanspruchen. Natürlich kann man nicht alles nur zu 80% erledigen und muss hier abwägen. Die Erfahrung zeigt aber, dass dies bei etwa 80 % der Aufgaben möglich ist.
  • Regel Nummer drei lautet: Gehen Sie nach dem Eisenhower-Prinzip vor und unterteilen beziehungsweise bearbeiten Sie alle einkommenden Anfragen, zum Beispiel E-Mails, nach folgenden Gesichtspunkten: Ist die Anfrage wichtig und dringend? Dann sollte man sie sofort und selbst beantworten. Ist sie wichtig aber nicht dringend? Dann sollte man sie terminieren und selbst übernehmen. Ist sie nicht wichtig aber dringend? Dann sollte man sie delegieren und sofort erledigen lassen. Ist sie nicht wichtig und nicht dringend? Dann sollte man nicht lange Fackeln und sie ignorieren und verwerfen.



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....lässt man diese Regeln jedoch ausser acht, so wirkt die Veranstaltung sehr schnell ermüdend auf die Teilnehmer.

Prioritäten setzen

Zu den wichtigsten Regeln der Dringlichkeitsstufen Prio B und Prio C gehören zum Beispiel: priorisieren Sie alle anstehenden Arbeiten (zum Beispiel in Prio A, Prio B, Prio C), am besten nach dem Eisenhower-Prinzip. Legen Sie fest wann eine Aufgabe erledigt sein soll. Delegieren Sie sie an entsprechende Personen und bestimmen Sie wer für sie verantwortlich ist.

Bei Terminen sollte man genügend Zeitpuffer einplanen und diese nicht direkt hintereinander legen. Berücksichtigen Sie Vor- und Nachbearbeitungszeiten und denken Sie an die erforderlichen Wege zu den Terminen. Bei Terminvereinbarungen sollte immer folgendes gelten: „Datum“ und nicht nur den Wochentag vermerken, bei der Zeit immer „von - bis“ und nicht nur die Startzeit und den „Ort“ angeben. Zu jedem Meeting gehört eine Agenda, selbst wenn diese nur das Thema beschreibt, um das es im Groben gehen soll. Besser ist es, alle Diskussionspunkte stichwortartig, nach thematischer Zusammengehörigkeit und Priorität, hierarchisch aufzulisten und dazu Datum, Zeit, Ort und Teilnehmer anzugeben. Bestimmen Sie bei jedem Meeting einen Moderator, einen Protokollanten und einen Zeitnehmer (Moderator und Protokollant sollten nicht ein und dieselbe Person sein). Betreten Sie kein Meeting ohne Zettel und Stift für persönliche, kurze Notizen und hören Sie bei Gesprächen „aktiv“ zu.

Auf wichtige E-Mails sollte man innerhalb von 24 Stunden antworten (falls nötig nach dem Eisenhower-Prinzip). Bei vielschichtigen Abläufen ist die Lenkung der Dokumente wichtig. Sie sollten Dokumente immer (mindestens) mit Seitenzahl und Datum versehen, besser noch mit Versionsnummer und Dateinamen.

Als Organisator eines Kongresses muss man sich darüber im klaren sein, dass die drei wichtigsten Parameter des Projektes nämlich Zeit, Kosten und Qualität miteinander zusammen hängen und in einem vernünftigen Verhältnis zueinander stehen sollten. Mit einem geringen Budget kann man nicht allzuviel auf die Beine stellen, soll der Kongress dagegen eine hohe Qualität haben, muss man entsprechend viel Zeit und ein angemessenes Budget einplanen.

Bei Fragen zur Kongressplanung, können Sie uns gerne jederzeit kontaktieren: team@scisertec.de






Letzte Änderungen: 07.04.2014


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